COMMISSIESTRUCTUUR DE BRETTEN

Vastgesteld door het bestuur op 31 juli 2017

 

Kascommissie

  1. De (leden van de) kascommissie wordt/worden benoemd door de afdelingsvergadering. (Ar. 15.1)
  2. De kascommissie bestaat uit vijf personen, waarvan drie leden en twee plaatsvervangers, die allen lid zijn van de bond. Zij hebben – in afwijking van het bepaalde in artikel 3 lid 6 van de statuten – ten hoogste vijf achtereenvolgende jaren zitting in de commissie, waarvan de eerste twee jaar als plaatsvervanger. Volgens een vast rooster treedt er jaarlijks één lid af en wordt de commissie weer aangevuld met een plaatsvervanger. (Ar. 16.1)
  3. De kascommissie controleert tenminste tweemaal per jaar de boekhouding van de afdeling. De kascommissie brengt over de controles eenmaal per jaar schriftelijk verslag uit aan het afdelingsbestuur, het bondsbestuur en de afdelingsvergadering. (Ar. 16.2)
  4. De kascommissie geeft gevraagd en ongevraagd advies over financiële aangelegenheden en is gerechtigd aangekondigd en onaangekondigd inzage te krijgen in de financiële administratie van de afdeling.
  5. Het lidmaatschap van de kascommissie is niet verenigbaar met het lidmaatschap van het afdelingsbestuur en van een commissie die een financieel beheer voert. (Ar. 16.3)
  6. De leden van de kascommissie zijn tot aan de jaarlijkse afdelingsvergadering geheimhouding verplicht tegenover derden, met dien verstande dat indien onregelmatigheden in de administratie of tekorten in de geldmiddelen worden geconstateerd door een of meer leden, de verplichting bestaat hiervan onmiddellijk de voorzitter van de afdeling schriftelijk in kennis te stellen en een kopie aan het bondsbestuur te sturen. (Ar. 16.4)

De kascommissie kent geen gedelegeerde bestuursleden. Het aanspreekpunt voor de kascommissie is de voorzitter.

 

Bouwcommissie

  1. De (leden van de) bouw- en taxatiecommissie wordt/worden benoemd door het afdelingsbestuur. (Ar. 15.2)(St. 14.1)
  2. Het afdelingsbestuur is bevoegd de leden van de commissie te schorsen of te ontslaan (St. 14.1)
  3. De commissie bestaat uit tenminste drie leden (St. 14.4)
  4. De leden van de commissie worden telkens benoemd voor de periode van drie jaren. Na afloop van deze benoemingsperiode kunnen leden in de betrokken functie worden herbenoemd. (St. 14.4)
  5. Tenzij de leden van de commissie in functie zijn gekozen, benoemt de commissie uit haar midden een voorzitter en een secretaris. (St. 14.5)
  6. Aan de commissie kan een lid van het afdelingsbestuur als gedelegeerde worden toegevoegd. De gedelegeerde is contactpersoon tussen het afdelingsbestuur en de commissie. (Ar. 15.6)
  7. De commissie is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur. (St. 14.3)
  8. De commissie is niet bevoegd een volledig zelfstandig financieel beheer te voeren. (Ar. 15.7)
  9. De commissie dient bij het afdelingsbestuur vóór 1 oktober een jaarplan en begroting voor het komende kalenderjaar in en vóór 31 december een verslag van de werkzaamheden van het afgelopen jaar. (Ar. 15.7)
  10. De taken van de bouw- en taxatiecommissie bestaan onder meer uit (Ar. 17):
    1. Het houden van toezicht op al hetgeen zich aan opstallen op de afdeling bevindt;
    2. Het houden van toezicht op de bouw, verbouw, plaatsing en onderhoud van alle opstallen, beschoeiingen, speeltoestellen en andere bouwsels, die zich op de afdeling bevinden;
    3. Het adviseren over en doen van voorstellen voor onderhoud en/of investeringen aan opstallen, beschoeiingen, of andere bouwsels, stemt zij dit af met de commissie CATO, die belast is met de uitvoering van deze zaken. Gezamenlijk komen zij tot een voorstel dat aan het bestuur wordt aangeboden.
    4. Het controleren van de bouwtekeningen van de leden aan de hand van het Bouwreglement door tenminste twee leden van de commissie;
    5. Het taxeren van ter verkoop aangeboden opstallen door tenminste drie leden van de commissie en/of ter zake deskundige bestuursleden;
    6. Het houden van toezicht op de plaatsing van zend- en ontvangstantennes en zonnecellen overeenkomstig de geldende richtlijnen;
    7. Het controleren van onder meer de volgende voorzieningen: septictanks, stapelputten, sanitaire voorzieningen, afwateringen, kook- en stookplaatsen (t.a.v. brandveiligheid), gasleidingen en –slangen, gasflessen, waterleidingen, beschoeiingen en naleving van het verbod op opslag en gebruik van LPG; deze controle vindt integraal plaats bij jaarlijks 10% willekeurig gekozen tuinen.
    8. Het kritisch tegen het licht houden van de diverse regels en het voeren van het gesprek met de BVV hierover.

Gedelegeerd bestuurslid per 9 juli 2017: Marjo Visser

 

Tuincommissie

  1. De (leden van de) tuincommissie wordt/worden benoemd door het afdelingsbestuur. (Ar. 15.2)(St. 14.1)
  2. Het afdelingsbestuur is bevoegd de leden van de commissie te schorsen of te ontslaan (St. 14.1)
  3. De commissie bestaat uit tenminste drie leden (St. 14.4)
  4. De leden van de commissie worden telkens benoemd voor de periode van drie jaren. Na afloop van deze benoemingsperiode kunnen leden in de betrokken functie worden herbenoemd. (St. 14.4)
  5. Tenzij de leden van de commissie in functie zijn gekozen, benoemt de commissie uit haar midden een voorzitter en een secretaris. (St. 14.5)
  6. Aan de commissie kan een lid van het afdelingsbestuur als gedelegeerde worden toegevoegd. De gedelegeerde is contactpersoon tussen het afdelingsbestuur en de commissie. (Ar. 15.6)
  7. De commissie is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur. (St. 14.3)
  8. De commissie is niet bevoegd een volledig zelfstandig financieel beheer te voeren. (Ar. 15.7)
  9. De commissie dient bij het afdelingsbestuur vóór 1 oktober een jaarplan en begroting voor het komende kalenderjaar in en vóór 31 december een verslag van de werkzaamheden van het afgelopen jaar. (Ar. 15.7)
  10. De taken van de tuincommissie bestaan onder meer uit (Ar. 18):
    1. Het geven van adviezen aan leden over beplantingen;
    2. Het geven van adviezen aan leden over het snoeien en/of kappen van bomen;
    3. Het geven van adviezen aan de Commissie Algemeen Tuinonderhoud over ecologisch, milieutechnisch en biologisch verantwoord parkonderhoud en over toepassing van natuurlijke beplantingen;
    4. Het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten, excursies, rondleidingen, enz. op het gebied van plantkennis en tuinieren;
    5. Het adviseren over ecologisch en biologisch verantwoord tuinieren en het gebruik van in dit licht verantwoorde bestrijdings- en schoonmaakmiddelen;
    6. Het controleren en signaleren op de tuinen van de leden van achterstallig tuinonderhoud, aanwezigheid van verboden/ongewenste planten, en gebruik van verboden bestrijdings- en schoonmaakmiddelen;
    7. Het doen van aanzeggingen aan de leden over achterstallig onderhoud en het – bij niet-naleving daarvan – schriftelijk kennis geven aan het afdelingsbestuur;
    8. Het in opdracht van het afdelingsbestuur door tenminste drie leden van de commissie en/of ter zake deskundige bestuursleden taxeren van de beplantingen op een tuin in geval van opzegging.
    9. Het kritisch tegen het licht houden van de diverse regels en het voeren van het gesprek met de BVV hierover.

Gedelegeerd bestuurslid per 31 juli 2017: Paul Philipsen

 

Commissie Algemeen Tuinonderhoud (CATO)

  1. De (leden van de) tuincommissie wordt/worden benoemd door het afdelingsbestuur. (Ar. 15.2)(St. 14.1)
  2. Het afdelingsbestuur is bevoegd de leden van de commissie te schorsen of te ontslaan (St. 14.1)
  3. De commissie bestaat uit tenminste drie leden (St. 14.4)
  4. De leden van de commissie worden telkens benoemd voor de periode van drie jaren. Na afloop van deze benoemingsperiode kunnen leden in de betrokken functie worden herbenoemd. (St. 14.4)
  5. Tenzij de leden van de commissie in functie zijn gekozen, benoemt de commissie uit haar midden een voorzitter en een secretaris. (St. 14.5)
  6. Aan de commissie kan een lid van het afdelingsbestuur als gedelegeerde worden toegevoegd. De gedelegeerde is contactpersoon tussen het afdelingsbestuur en de commissie. (Ar. 15.6)
  7. De commissie is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur. (St. 14.3)
  8. De commissie is niet bevoegd een volledig zelfstandig financieel beheer te voeren. (Ar. 15.7)
  9. De commissie dient bij het afdelingsbestuur vóór 1 oktober een jaarplan en begroting voor het komende kalenderjaar in en vóór 31 december een verslag van de werkzaamheden van het afgelopen jaar. (Ar. 15.7)
  10. De taken van de Commissie Algemeen Tuinonderhoud bestaan onder meer uit:
    1. Het organiseren en het houden van toezicht op het algemeen werk;
    2. Het houden van het toezicht op het onderhoud van sloten en het onderhoud van beschoeiingen, heggen, speeltoestellen, paden en bermen;
    3. Het zorgdragen voor het dagelijks onderhoud aan gebouwen, machines en voertuigen;
    4. Het na overleg met de Bouw- en taxatiecommissie, en na besluitvorming door het bestuur, uitvoeren van grotere onderhouds- en investerings- en vervangingsprojecten aan gebouwen;
    5. Het regelmatig controleren van de werking en onderhoudstoestand van het waterleidingnet en het elektriciteitsnet;
    6. Het na besluitvorming door het bestuur uitvoeren van onderhouds-, investerings- en vervangingsprojecten aan waterleidingnet en elektriciteitsnet;
    7. Het na besluitvorming door het bestuur uitvoeren van grotere onderhouds-, investerings- en vervangingsprojecten aan machines en voertuigen;
    8. Het organiseren van de schoonmaakwerkzaamheden aan de gebouwen. Dit is inclusief een halfjaarlijkse grote schoonmaak van de kantine, maar exclusief de dagelijkse schoonmaak van de kantine (waarvoor de kantinecommissie verantwoordelijk is);
    9. Het op verzoek van de leden, en tegen betaling, uitvoeren van grote tuinklussen, zoals het kappen van bomen of het bestrijden van mollen;
    10. Het organiseren van de ondersteuning aan leden op het gebied van vervoer over het park (tractor en karren) en het gebruik van machines.

Gedelegeerd bestuurslid per 9 juli 2017: Johan Vriend

 

Inkoopcommissie

  1. De (leden van de) inkoopcommissie wordt/worden benoemd door het afdelingsbestuur. (Ar. 15.2)(St. 14.1)
  2. Het afdelingsbestuur is bevoegd de leden van de commissie te schorsen of te ontslaan (St. 14.1)
  3. De commissie bestaat uit tenminste drie leden (St. 14.4)
  4. De leden van de commissie worden telkens benoemd voor de periode van drie jaren. Na afloop van deze benoemingsperiode kunnen leden in de betrokken functie worden herbenoemd. (St. 14.4)
  5. Tenzij de leden van de commissie in functie zijn gekozen, benoemt de commissie uit haar midden een voorzitter en een secretaris. (St. 14.5)
  6. Aan de commissie kan een lid van het afdelingsbestuur als gedelegeerde worden toegevoegd. De gedelegeerde is contactpersoon tussen het afdelingsbestuur en de commissie. (Ar. 15.6)
  7. De commissie is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur. (St. 14.3)
  8. De commissie is niet bevoegd een volledig zelfstandig financieel beheer te voeren. (Ar. 15.7)
  9. De commissie dient bij het afdelingsbestuur vóór 1 oktober een jaarplan en begroting voor het komende kalenderjaar in en vóór 31 december een verslag van de werkzaamheden van het afgelopen jaar. (Ar. 15.7)
  10. De taken van de inkoopcommissie bestaan onder andere uit (Ar. 15.3.a):
    1. Bij voldoende aanvraag inkopen van door de leden gewenste artikelen;
    2. Het, in overleg met de redactie, met enige regelmaat bevragen van de leden of het assortiment van artikelen (nog) voldoet aan de wensen;
    3. In voorraad en opslag houden van de meest gangbare en niet bederfelijke artikelen;
    4. Het er op toezien dat de artikelen in het assortiment tenminste voldoen aan milieuwetgeving, en daarnaast streven naar het aanbieden van uitsluitend biologische en duurzame artikelen;
    5. Het beheer van het winkeltje en de zorg voor vaste openingstijden
    6. Het voeren van een voorraad- en verkoopadministratie;
    7. Het verantwoordelijkheid dragen voor de geldmiddelen uit verkoop en het periodiek afdragen daarvan aan de penningmeester.
    8. Verhoging van de kostprijs met een geringe winstmarge tot dekking van de onkostenadministratie, benodigd gereedschap, onderhoud inkoopgebouw (winkeltje), risico en voor het doen van proefnemingen, is geoorloofd. (Ar. 15.3.a)

Gedelegeerd bestuurslid per 9 juli 2017: Ruud ter Beek

 

Kantinecommissie

  1. De (leden van de) clubhuiscommissie wordt/worden benoemd door het afdelingsbestuur. (Ar. 15.2)(St. 14.1)
  2. Het afdelingsbestuur is bevoegd de leden van de commissie te schorsen of te ontslaan (St. 14.1)
  3. De commissie bestaat uit tenminste drie leden (St. 14.4)
  4. De leden van de commissie worden telkens benoemd voor de periode van drie jaren. Na afloop van deze benoemingsperiode kunnen leden in de betrokken functie worden herbenoemd. (St. 14.4)
  5. Tenzij de leden van de commissie in functie zijn gekozen, benoemt de commissie uit haar midden een voorzitter en een secretaris. (St. 14.5)
  6. Aan de commissie kan een lid van het afdelingsbestuur als gedelegeerde worden toegevoegd. De gedelegeerde is contactpersoon tussen het afdelingsbestuur en de commissie. (Ar. 15.6)
  7. De commissie is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur. (St. 14.3)
  8. De commissie is niet bevoegd een volledig zelfstandig financieel beheer te voeren. (Ar. 15.7)
  9. De commissie dient bij het afdelingsbestuur vóór 1 oktober een jaarplan en begroting voor het komende kalenderjaar in en vóór 31 december een verslag van de werkzaamheden van het afgelopen jaar. (Ar. 15.7)
  10. De clubhuiscommissie benoemt minstens twee leidinggevenden, die tenminste 21 jaar oud zijn, in het bezit zijn van de Verklaring Sociale Hygiëne en voldoen aan de eisen van zedelijkheid. De namen van de leidinggevenden worden vermeld op de vergunning van de vereniging en worden doorgegeven aan de gemeente/het stadsdeel. De leidinggevenden geven leiding aan de barvrijwilligers.
  11. De barvrijwilligers staan als zodanig bij de vereniging geregistreerd, zijn minimaal 18 jaar oud en hebben een instructie verantwoord alcohol schenken gevolgd.
  12. De prijs van diensten en consumpties mag worden vastgesteld met een geringe winstmarge, vastgesteld i overleg met het afdelingsbestuur.
  13. De taken van de clubhuiscommissie bestaan onder andere uit (Ar. 15.3.b):
    1. Het in- en verkopen van consumpties uit het assortiment;
    2. Het, in overleg met de redactie, met enige regelmaat bevragen van de leden of het assortiment van artikelen (nog) voldoet aan de wensen;
    3. Het op aanvraag van commissies, bestuur en/of leden ter beschikking stellen van het clubhuis ten behoeve van activiteiten volgens de daartoe vastgestelde regels en tegen de daartoe vastgestelde tarieven;
    4. Bewaken dat het clubhuis niet ter beschikking wordt gesteld voor activiteiten van niet-leden.
    5. Het tijdens de openingstijden van het clubhuis verantwoordelijkheid dragen voor voldoende bevoegde vrijwilligers voor de bediening, voor het ontsluiten en afsluiten van het gebouw, voor bewaking van veiligheid en voorkoming van overlast.
    6. Het bewaken van de naleving van de regels uit het BVV-reglement ‘Alcohol in de clubhuizen van de Volkstuinparken’ omtrent sociale hygiëne, het naleven van wettelijke bepalingen (omtrent o.a. het schenken van alcohol, het rookverbod, verstoring openbare orde, enz.) en overige in het reglement opgenomen regels.
    7. Het zichtbaar in het clubhuis ophangen van schenktijden, leeftijdsgrenzen, huis- en gedragsregels.

Gedelegeerd bestuurslid per 9 juli 2017: Ruud ter Beek

 

Bretten Ontspanningscommissie (BOC)

  1. De (leden van de) Bretten Ontspanningscommissie wordt/worden benoemd door het afdelingsbestuur. (Ar. 15.2)(St. 14.1)
  2. Het afdelingsbestuur is bevoegd de leden van de commissie te schorsen of te ontslaan (St. 14.1)
  3. De commissie bestaat uit tenminste drie leden (St. 14.4)
  4. De leden van de commissie worden telkens benoemd voor de periode van drie jaren. Na afloop van deze benoemingsperiode kunnen leden in de betrokken functie worden herbenoemd. (St. 14.4)
  5. Tenzij de leden van de commissie in functie zijn gekozen, benoemt de commissie uit haar midden een voorzitter en een secretaris. (St. 14.5)
  6. Aan de commissie kan een lid van het afdelingsbestuur als gedelegeerde worden toegevoegd. De gedelegeerde is contactpersoon tussen het afdelingsbestuur en de commissie. (Ar. 15.6)
  7. De commissie is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur. (St. 14.3)
  8. De commissie is niet bevoegd een volledig zelfstandig financieel beheer te voeren. (Ar. 15.7)
  9. De commissie dient bij het afdelingsbestuur vóór 1 oktober een jaarplan en begroting voor het komende kalenderjaar in en vóór 31 december een verslag van de werkzaamheden van het afgelopen jaar. (Ar. 15.7)
  10. De taken van de commissie bestaan uit onder meer (Ar. 15.3.d):
    1. Het, in overleg met het afdelingsbestuur, organiseren en uitvoeren van ontspanningsactiviteiten voor de leden.
    2. Het, in overleg met de redactie, met enige regelmaat bevragen van de leden of de georganiseerde activiteiten voldeden aan de wensen en behoefte van de leden en aan welke nieuwe activiteiten de leden behoefte hebben.

Gedelegeerd bestuurslid per 9 juli 2017: Roxane Kelder

 

EHBO-commissie

  1. De (leden van de) EHBO-commissie wordt/worden benoemd door het afdelingsbestuur. (Ar. 15.2)(St. 14.1)
  2. Het afdelingsbestuur is bevoegd de leden van de commissie te schorsen of te ontslaan (St. 14.1)
  3. De commissie bestaat uit tenminste drie leden (St. 14.4)
  4. De leden van de commissie worden telkens benoemd voor de periode van drie jaren. Na afloop van deze benoemingsperiode kunnen leden in de betrokken functie worden herbenoemd. (St. 14.4)
  5. Tenzij de leden van de commissie in functie zijn gekozen, benoemt de commissie uit haar midden een voorzitter en een secretaris. (St. 14.5)
  6. Aan de commissie kan een lid van het afdelingsbestuur als gedelegeerde worden toegevoegd. De gedelegeerde is contactpersoon tussen het afdelingsbestuur en de commissie. (Ar. 15.6)
  7. De commissie is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur. (St. 14.3)
  8. De commissie is niet bevoegd een volledig zelfstandig financieel beheer te voeren. (Ar. 15.7)
  9. De commissie dient bij het afdelingsbestuur vóór 1 oktober een jaarplan en begroting voor het komende kalenderjaar in en vóór 31 december een verslag van de werkzaamheden van het afgelopen jaar. (Ar. 15.7)
  10. De taken van de EHBO-commissie bestaan uit onder meer (Ar. 15.3.c):
    1. Het verlenen van eerste hulp bij ongelukken op het tuinpark. De leden dienen daartoe in het bezit te zijn van een geldig EHBO-diploma;
    2. Het adviseren van het afdelingsbestuur omtrent maatregelen om de toegankelijkheid van hulpdiensten (ambulance, brandweer e.d.) te waarborgen;
    3. Het doen van voorstellen aan het afdelingsbestuur voor investeringen (of vervangingen) ter verhoging/verbetering van de veiligheid op het tuinpark;
    4. Het met regelmaat controleren of alle apparaten die het park bezit t.b.v. de veiligheid (brandblussers, rolstoelen, e.d.) nog in orde zijn, en het zo nodig repareren en/of vervangen van deze apparaten.

Gedelegeerd bestuurslid per 9 juli 2017: Yvonne Cornelisse

 

Redactie

  1. De (leden van de) Redactie wordt/worden benoemd door het afdelingsbestuur. (Ar. 15.2)(St. 14.1)
  2. Het afdelingsbestuur is bevoegd de leden van de redactie te schorsen of te ontslaan (St. 14.1)
  3. De redactie bestaat uit tenminste drie leden (St. 14.4)
  4. De leden van de redactie worden telkens benoemd voor de periode van drie jaren. Na afloop van deze benoemingsperiode kunnen leden in de betrokken functie worden herbenoemd. (St. 14.4)
  5. Tenzij de leden van de redactie in functie zijn gekozen, benoemt de commissie uit haar midden een eindredacteur en een hoofdredacteur.
  6. Aan de redactie kan een lid van het afdelingsbestuur als gedelegeerde worden toegevoegd. De gedelegeerde is contactpersoon tussen het afdelingsbestuur en de commissie. (Ar. 15.6) Het heeft echter de voorkeur dat de secretaris van het afdelingsbestuur wordt benoemd tot hoofdredacteur.
  7. De redactie is verantwoording verschuldigd aan het afdelingsbestuur. (St. 14.3)
  8. De redactie is niet bevoegd een volledig zelfstandig financieel beheer te voeren. (Ar. 15.7)
  9. De redactie dient bij het afdelingsbestuur vóór 1 oktober een jaarplan en begroting voor het komende kalenderjaar in en vóór 31 december een verslag van de werkzaamheden van het afgelopen jaar. (Ar. 15.7)
  10. De taken van de redactie bestaan onder meer uit (Ar. 15.3.e):
    1. Het regelmatig (bij voorkeur ten minste 4 x per jaar) doen verschijnen van een informatiebulletin. De verspreiding hiervan dient per e-mail te gaan plaatsvinden en slechts op verzoek per post in de vorm van een print;
    2. Het onderhouden en actueel houden van een website, waarop alle informatie over het tuinpark beschikbaar wordt gesteld, en het toegroeien naar een steeds interactievere website;
    3. Het – indien de gebeurtenissen daarom vragen – informeren van de leden per e-mail en/of brief;
    4. Het onderhouden en actueel houden van de informatie- en publicatieborden op het tuinpark.
    5. Het, in overleg met het bestuur en/of de diverse commissies, ontwikkelen en uitvoeren van enquêtes en consultaties onder de leden over diverse onderwerpen.

Hoofdredactie en eindredactie per 9 juli 2017: Roxane Kelder; redactielid: Marjo Visser